Mobilna kasa fiskalna to kompaktowe, lekkie urządzenie zasilane baterią, które pozwala ewidencjonować sprzedaż poza stałym punktem handlowym. Działa tak samo jak tradycyjna kasa online – przesyła dane do Centralnego Repozytorium Kas – ale jest zaprojektowana do pracy w terenie: u klienta, na eventach, w food trucku czy podczas sprzedaży na targach.

Kiedy w ogóle trzeba mieć kasę fiskalną?

Obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie rejestrującej dotyczy przedsiębiorców, którzy sprzedają towary lub świadczą usługi:

• osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej,
• rolnikom ryczałtowym.

Limit zwolnienia podmiotowego wynosi 20 000 zł netto (w poprzednim roku podatkowym). Po jego przekroczeniu masz zwykle 2 miesiące na rozpoczęcie ewidencji na kasie.

Wyjątek – obowiązek od pierwszej sprzedaży (bez limitu) dotyczy m.in.:

• usług fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych,
• naprawy pojazdów, wymiany opon, myjni,
• usług gastronomicznych (w tym mobilnych),
• przewozu osób (taksówki, aplikacje typu Uber/Bolt),
• usług prawniczych, doradztwa podatkowego, opieki medycznej (lekarze, dentyści),
• sprzedaży alkoholu, wyrobów tytoniowych, e-papierosów, perfum, części samochodowych, sprzętu RTV/AGD i wybranych innych towarów.

Od lipca 2025 r. lista ta została rozszerzona m.in. o papierosy elektroniczne, wyroby z konopi do palenia/wdychania oraz węgiel.

Sprzedaż wyłącznie B2B (na faktury) nie wymaga kasy.

Dla kogo mobilna kasa jest szczególnie praktyczna?

Mobilna kasa sprawdza się wszędzie tam, gdzie sprzedaż lub usługa odbywa się poza stałym lokalem:

• Usługi z dojazdem do klienta – fryzjerzy i kosmetyczki mobilne, masażyści, hydraulicy, elektrycy, monterzy, serwisanci AGD/RTV, budowlańcy wykonujący prace u klienta.
• Gastronomia mobilna – food trucki, catering, stoiska sezonowe, sprzedaż na festynach i jarmarkach.
• Transport i przewozy – taksówkarze, kierowcy aplikacji, firmy przewozowe (tu często możliwa jest też kasa wirtualna w telefonie).
• Sprzedaż terenowa – handlowcy, przedstawiciele, rolnicy sprzedający produkty bezpośrednio, stoiska na targach i bazarach.
• Eventy i organizacja imprez – sprzedaż biletów, merchandising, usługi na miejscu wydarzenia.
• Inne usługi terenowe – mycie aut, usługi ogrodnicze, przeprowadzki.

W takich sytuacjach stacjonarna kasa jest po prostu niepraktyczna – mobilna pozwala wystawić paragon (papierowy lub e-paragon) od razu na miejscu.

Kasa mobilna a kasa wirtualna (w telefonie)

Kasa mobilna to fizyczne urządzenie (z drukarką lub bez, z łącznością GSM/Wi-Fi).
Kasa wirtualna (oprogramowanie na smartfonie/tablecie) jest dostępna tylko dla wybranych branż wskazanych w rozporządzeniu (m.in. przewóz osób, hotelarstwo, gastronomia, myjnie, sprzedaż paliw stałych). Nie każdy może z niej korzystać.

Co warto wiedzieć przy wyborze i zakupie?

• Obecnie standardem są kasy online – automatycznie łączą się z CRK.
• Przy zakupie pierwszej kasy online możesz skorzystać z ulgi do 700 zł.
• Urządzenie musi mieć ważną homologację i spełniać wymagania techniczne.
• Paragon musi zawierać m.in. adres punktu sprzedaży (w przypadku mobilnej – często adres siedziby lub oznaczenie „mobilna”).
• E-paragon jest możliwy za zgodą klienta.

Podsumowanie

Mobilna kasa fiskalna nie jest osobnym rodzajem obowiązku – to rozwiązanie techniczne dla tych, którzy i tak muszą ewidencjonować sprzedaż, ale pracują w terenie. Jeśli Twoja działalność obejmuje klientów indywidualnych i wchodzisz w branże z obowiązkiem „od zera” albo przekraczasz limit 20 tys. zł, a jednocześnie nie masz stałego lokalu – mobilna kasa (lub wirtualna, jeśli jesteś uprawniony) będzie najwygodniejszym wyborem.

Przepisy zmieniają się (ostatnie duże aktualizacje w 2025 r.), dlatego przed zakupem warto sprawdzić aktualne rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku ewidencjonowania lub skonsultować się z biurem rachunkowym / doradcą podatkowym.